O Secretário guarda a memória da Loja. Cada sessão existe, para o futuro, na ata que ele redigiu; cada decisão da Loja é encontrada, anos depois, no arquivo que ele organizou. É o cargo mais ligado ao papel e, por isso, o que mais ganha com método.
A ata leva a assinatura do Secretário. Uma ata clara, aprovada e localizável é a prova de que a Loja funcionou, e o seu autor fica ligado a ela para sempre.
Antes da sessão
A convocação: com a pauta aprovada pelo Venerável Mestre, o Secretário prepara e envia a convocação dentro do prazo do regimento. Convocação clara tem data, horário, local, tipo de sessão e a pauta resumida.
A minuta da ata anterior: ela será lida e votada, então precisa estar revisada. Correções pedidas por Irmãos entram antes da sessão, quando possível.
As correspondências recebidas: o Secretário separa o que será lido em sessão e o que pode ser apenas registrado. Tudo ganha número e data de recebimento.
Na sessão
O Secretário registra o que acontece: abertura, presença (em conjunto com o Chanceler), leitura e aprovação da ata anterior, correspondências, decisões com os seus votos, trabalhos apresentados e encerramento. O registro é factual, com nomes, datas e resultados.
Decisão sem resultado claro gera ata vaga. Quando a Loja decide, o Secretário anota quem ficou responsável e até quando.
Depois da sessão
A minuta da ata é redigida na mesma semana, numerada e datada, e segue ao Venerável Mestre para revisão. Cada alteração vira uma nova versão, e a versão aprovada em sessão fica marcada como definitiva.
As correspondências expedidas recebem numeração e cópia no arquivo. O arquivo da Loja cresce de forma ordenada: atas por número, correspondências por ano, documentos oficiais por tipo (estatuto, regimento, atos da Potência).
Fim do ano e fim da gestão
No fim do ano, o Secretário confere se todas as atas estão aprovadas e arquivadas e se o livro de atas está completo. Uma lacuna encontrada em dezembro ainda se resolve; uma lacuna encontrada na transição vira um problema para a gestão seguinte.
Na transição, o Secretário entrega o arquivo inteiro: atas, correspondências, documentos oficiais e a lista de correspondências pendentes. O sucessor começa com a memória da Loja completa.
O que garante que dê certo
- Minuta na mesma semana. A memória recente faz a ata precisa.
- Versões numeradas, uma aprovada. Fim das dúvidas sobre qual ata vale.
- Correspondências com número e data. O arquivo se consulta em segundos.
- Um só lugar para tudo. O arquivo deixa de morar no computador de um Irmão.
- Pesquisa por data, assunto e nome. A história da Loja responde a perguntas.
Perguntas rápidas
A ata pode ser corrigida depois de aprovada?
A correção se registra na ata seguinte, com a referência à ata corrigida. A versão aprovada permanece como está; a correção fica visível no histórico.
Quanto tempo guardar as correspondências?
Correspondências oficiais compõem a história da Loja e permanecem no arquivo. O que pode ser descartado é decidido pela Loja, com base no regimento e nas normas da Potência.
O que acontece com o arquivo digital na troca de gestão?
Ele passa inteiro ao novo Secretário, com as permissões ajustadas na posse. O arquivo é da Loja; o cargo só muda de titular.