O Tesoureiro cuida do que é de todos. Cada mensalidade recebida, cada despesa paga e cada saldo informado em sessão passam pelas suas mãos, e a confiança da Loja na sua administração se constrói com contas que qualquer Irmão consegue conferir.
Prestação de contas aprovada é o reconhecimento do trabalho do Tesoureiro. Quando a rotina mensal é constante, o fechamento do ano é uma formalidade, e a gestão termina com as contas em ordem e registradas em seu nome.
A rotina mensal
O mês do Tesoureiro tem quatro passos: lançar as receitas (mensalidades, contribuições, doações), lançar as despesas (aluguel, manutenção, materiais, taxas da Potência), conciliar com o extrato bancário e informar a Loja.
A conciliação é o passo que separa a tesouraria organizada da tesouraria confusa: cada lançamento tem um comprovante e cada movimento do extrato tem um lançamento. Feita todo mês, leva uma hora; feita no fim do ano, leva um fim de semana.
Mensalidades
A lista de mensalidades é o coração da receita. Para cada Irmão: valor, vencimento, situação (em dia, em aberto, isento). Mensalidades em aberto merecem um lembrete cordial antes de qualquer outra providência, e a situação de cada Irmão é informação reservada, tratada com discrição.
Contribuições extraordinárias (obras, eventos, beneficência) entram separadas das mensalidades, com a finalidade registrada, para que a prestação de contas mostre de onde veio e para onde foi cada valor.
Na sessão
O Tesoureiro apresenta o saldo e, quando houver, contas a aprovar. A apresentação é curta: saldo anterior, receitas, despesas, saldo atual. Perguntas são bem-vindas; a resposta está nos lançamentos e nos comprovantes.
Fim do ano e fim da gestão
A prestação de contas anual reúne as doze conciliações, o balanço de receitas e despesas e os comprovantes. Apresentada à Loja e aprovada, ela é registrada em ata e arquivada.
Na transição, o Tesoureiro entrega o saldo conferido, a lista de mensalidades com a situação de cada Irmão, as contas aprovadas do período e os comprovantes. O sucessor assume com a tesouraria conciliada, e a gestão que termina deixa as contas aprovadas como marca.
O que garante que dê certo
- Lançamento com comprovante, no mesmo dia. A conciliação do mês fecha sem esforço.
- Conciliação bancária mensal. Erros aparecem enquanto são pequenos.
- Mensalidades com situação clara por Irmão. Lembretes certos, discrição preservada.
- Receitas e despesas por categoria. A prestação de contas conta a história do ano.
- Exportações conferíveis. Qualquer Irmão autorizado confere o que quiser.
Perguntas rápidas
O Tesoureiro pode ser o único a ver as contas?
A prestação de contas é da Loja. O Tesoureiro administra; o Venerável Mestre e os Irmãos autorizados conferem. O detalhe da situação de cada Irmão, esse sim, fica reservado a quem precisa dele.
O que fazer com uma despesa sem comprovante?
Registrar com a observação de que o comprovante está pendente e buscá-lo. Uma despesa sem comprovante por meses é o tipo de pendência que a prestação de contas anual revela.
Como apresentar as contas na sessão?
Quatro números bastam: saldo anterior, receitas do período, despesas do período, saldo atual. O restante fica disponível para quem quiser conferir.