O Chanceler zela pela frequência dos Irmãos. O registro de presença parece a tarefa mais simples da Loja e é uma das mais importantes: dele dependem a frequência de cada Irmão, o reconhecimento dos assíduos, as estatísticas da Loja e os certificados que materializam a trajetória de cada um.
Um registro feito durante a sessão, com rigor, vale por anos. É ele que diz, com datas, que determinado Irmão esteve presente, e é ele que o Chanceler entrega, completo, à gestão seguinte.
Antes da sessão
O Chanceler confere o quadro de membros: quem está ativo, quem está afastado, quem foi admitido recentemente. A lista de presença da sessão nasce desse quadro. Justificativas de ausência recebidas antes da sessão já entram anotadas.
Se há visitantes anunciados, o Chanceler prepara o registro: nome, Loja de origem e Potência, para o livro de visitantes.
Na sessão
A presença é registrada no momento, sessão a sessão: presentes, ausentes com justificativa, ausentes sem justificativa, visitantes. Registro feito na hora é exato; registro reconstruído depois é aproximado.
O Chanceler informa ao Venerável Mestre o número de presentes e, quando pedido, a situação de frequência de um Irmão específico.
Depois da sessão
O registro é consolidado: a presença de cada Irmão se soma ao histórico do ano, e os percentuais da Loja se atualizam. Irmãos com baixa frequência aparecem para os Vigilantes, que fazem o contato. Visitantes recebem o registro no livro e, quando a Loja oferece, o certificado de visita.
Certificados
Certificados marcam a trajetória: participação, reconhecimento, cargos exercidos, visitas. Cada certificado tem nome do Irmão, data, motivo e a assinatura dos responsáveis, e o seu registro fica na ficha do Irmão. Um certificado emitido com rigor é um documento que o Irmão guarda, e a Loja consegue comprovar anos depois.
Fim do ano e fim da gestão
No fim do ano, o Chanceler apresenta as estatísticas: presença média, Irmãos mais assíduos, número de visitantes, certificados emitidos. Esses números orientam os reconhecimentos da Loja.
Na transição, o Chanceler entrega o quadro de membros atualizado, o histórico de presença de cada Irmão, o livro de visitantes e o registro de certificados. O sucessor continua o registro no mesmo livro, com a mesma régua.
O que garante que dê certo
- Presença registrada durante a sessão. Exatidão vem do momento.
- Justificativas com data e motivo. A frequência de cada Irmão fica justa.
- Visitantes com Loja e Potência de origem. O livro de visitantes conta a história das relações da Loja.
- Certificados numerados e registrados na ficha. Comprovação a qualquer tempo.
- Quadro de membros sempre atual. Toda lista nasce correta.
Perguntas rápidas
Ausência justificada conta como presença?
Conta como ausência justificada, uma categoria própria. Ela preserva a frequência do Irmão para fins de reconhecimento, e o regimento da Loja define como é considerada.
Quem assina os certificados?
Em geral, o Venerável Mestre e o Secretário ou o Chanceler, conforme o regimento e o tipo de certificado. O registro na ficha do Irmão deve indicar quem assinou.
Como calcular a frequência do ano?
Sessões em que o Irmão esteve presente divididas pelas sessões em que estava apto a comparecer. Afastamentos autorizados ficam fora da conta, para a frequência ser justa.